Как подготовиться к отпуску чтобы получилось отдохнуть и работа не занимала все свободное время

Автор Сообщение
#1 / 08.07.2018 21:03
admin

Добрый день!

Данная тема навеяна окончанием моего двухнедельного отпуска по случаю радостного события и очередного пополнения семейства. Так как данное событие было прогнозируемо, то расскажу как готовился к отпуску чтобы постоянно не быть на телефоне.

На руководителе отдела/департамента/компании лежит много важных задач и контроль за ключевыми процессами. Чтобы ничего не «сломалось» в работе подразделения важно начать готовиться за 3-4 недели.

Все свои задачи фиксирую в блокноте (испробовал много вариантов формализации задач, но простой перекидной блокнот показал свою эффективность), поэтому пересмотрел весь список и выписал те, которые не выполнены или планируются к выполнению в период отпуска.

Было составлено письмо на моего заместителя, в котором были указаны по каждому пункту:
— детальное описание задачи;
— требуемый результат;
— текущий статус выполнения задач (если какая-то часть уже выполнена);
— срок выполнения;
— контакты или требуемые ресурсы.

Чем детальней будет расписана задача и чем больше времени вы потратите на формализацию, тем больше вероятность успешного выполнения. После нескольких итераций обсуждения задач они стали понятны заместителю.

В первые дни были уточнения нюансов, но это необходимый этап. Через неделю был прислан отчет по каждому пункту, на его просмотр было потрачено не более 20 минут и дана обратная связь. К завтрашнему дню 80% задач будет выполнено, по 20% срок исполнения еще не вышел, но подготовка к успешному выполнения задач проведена.

Если говорить про заместителей, то у меня их два и они гиперответственные, спасибо им за это большое, но без расписанного плана задач, их эффективность была бы не такой эффективной.

Дополнительно настроил переадресацию своей почты на почтовый ящик заместителя. Сообщения приходят мне и ему. У меня нет секретов и тайн от своих коллег, поэтому переадресация позволяет оперативно решать вопросы. Если в письмах речь идет про согласование командировок, подготовку к совещаниям, решение оперативных вопросов, то эти задачи выполняются без меня. Я отвечаю на письма, где речь идет про согласование денежных СЗ или ко мне непосредственно обращается руководство или заказчик. Если для ответа требуется информация, то заместитель сразу начинает ее готовить, мне достаточно от него получить информацию, трансформировать в нужном виде и направить получателю.

Иногда хочется просто забыть про работу и убежать куда подальше, раньше так и делал. Но это приводит к большому количеству проблем по факту выхода на работу. Я решил не отключаться полностью от работы.

Ежедневно в 11:00 и 17:00 выполнял следующие шаги:
— проверка почты (смотрю только от кого приходят письма и пропускаю те, на которые ответит заместитель), 
— просматриваю WhatsApp (через этот мессенджер пишут сотрудники если что-то требует моего участия), 
— если за время моего отсутствия в сети (пару часов без телефона дает прилив сил и спокойствия) были пропущенные звонки, то перезваниваю по необходимости. 
На проверку уходит минут 20-30 в день, но если этим не заниматься, то маленькие проблемы станут большими к вашему выходу из отпуска.

Раз в два дня звонил ответственным сотрудникам за ключевые проекты чтобы узнать статус по ним (статус внутренних испытаний, наличие замечаний от заказчика и т.д.), также по всем проектам есть онлайн документ, где есть статус по разработке КД, ПО, ПНР, список замечаний и статус устранения по проектам. Если кому интересны формы данных документов, то напишите в комментарии или личным сообщением, вышлю вам для примера. Просмотр данных документов в течении 10 минут позволяет понять есть ли критические объективные проблемы.

В годы программирования отпуск был для меня чем-то далеким, первые три года в отпуск не ходил. От работы получал удовольствие и командировки вносили разнообразие в мою жизнь. Сейчас больше нервов уходит и без нормального отпуска уже некуда )))

Если у вас свои секреты подготовки к отпуску, то пишите, буду рад их применить и они будут полезны нашим коллегам по АСУ ТП!

Сообщения: 75